Je kent het vast nog wel. Die ene leraar vroeger. Die leraar die jou met geen mogelijkheid wist te boeien met zijn vak. Die in jouw gedachten slechts een schim is voor een groen bord met schoolkrijt. Zijn les die je gebruikte om een beetje bij te slapen. Een les ook, waarvan je je na 50 minuten, nog geen tien seconden kon herinneren. Gelukkig hoeven de meeste mensen zich na de schoolperiode geen zorgen te maken over gebrek aan ‘bijslaapmomenten’. Met dank aan jouw PowerPoint- en Excelverslaafde collega’s. Of misschien ben je zelf wel iemand die collega’s trakteert op PowerPointmeditaties in plaats van PowerPointpresentaties?

Presenteren heeft elementen in zich van acteren en doceren. Het is de kunst om in je eentje een groep mensen te blijven boeien. Alleen dan zal jouw boodschap door hen worden opgenomen en verheugen ze zich op de volgende presentatie.

Nu is het natuurlijk niet zo dat er van je wordt verwacht dat je als een soort Youp van ’t Hek of Claudia de Breij je presentatie moet geven. Maar het kan geen kwaad je presentatie skills eens onder de loep te nemen.

Vijf belangrijke zaken

Als je presenteert is het van belang dat je je bewust bent van je de opbouw van je verhaal, je lichaamstaal, je taalgebruik, je visuele presentatie en de interactie met de toehoorders.

Opbouw van je verhaal

Bij marketingcommunicatie draait alles om het overbrengen van de boodschap. Het vakgebied marketing is koploper op het gebied van analyses, modellen, ezelsbruggetjes etc. Je ziet al gauw door de bomen het bos niet meer. Wat nog altijd overeind staat is het aloude AIDA-model. Het wordt gebruikt in de marketingcommunicatie, in de sales en ook zelfs in de journalistiek. Het is ook een prima houvast voor de opbouw van jouw presentatie. Want uiteindelijk is het doel jouw boodschap over te brengen aan een groep mensen.

Zonder heel diep op het, voor de meeste mensen wel bekende, AIDA-model in te gaan even in het kort hoe de opbouw van jouw presentatie eruit zou kunnen zien.

A – Attention (Aandacht): Als je werkt met een scherm, zorg voor een pakkende begintekst. Dus niet: “Presentatie jaarcijfers 2018” maar liever “Gunstige jaarcijfers – gunstige bonussen” of iets dergelijks. Of zorg voor rare voorwerpen op de tafels die later verband blijken te hebben met je presentatie. En als je begint, stel dan een vraag waar iedereen ongelooflijk graag antwoord op wil. Gegarandeerd succes.

I – Interest (Interesse): Nadat je aandacht hebt getrokken kun je je verhaal beginnen. Hier volgt de uitleg waarom je aandacht hebt getrokken. Bijvoorbeeld presentatie van de gunstige jaarcijfers, hoe deze zijn ontstaan en hoe deze gevolgen kunnen hebben voor een voordeeltje van de werknemers.

D – Desire (Wens): Men is warm gemaakt om het voordeel in ontvangst te nemen. “Kom maar op met die bonus”, en bedenken alvast waar ze het extra geld aan uit kunnen geven. Jij helpt ze daar natuurlijk bij.

A – Action (Actie): Om de bonus te ontvangen zal de werknemer nog iets moeten doen. Inmiddels is de wens zo groot, dat ze er veel voor over hebben om het voordeel te verkrijgen.

Uiteraard zijn op bovenstaand voorbeeld diverse variaties mogelijk. Op internet is veel informatie te vinden over het gebruik van het AIDA-model.

Lichaamstaal

Ook wel non-verbale communicatie genoemd. Met lichaamstaal zet je een boodschap kracht bij.

Stel je iemand voor die met korte stappen heen en weer door de zaal loopt. Iemand die snel spreekt, naar beneden kijkt, door zijn notities heen bladert terwijl hij je vertelt dat je bij stresssituaties vooral moet proberen rustig te blijven.

De boodschap ‘rustig blijven’ komt door toedoen van zijn tegenstrijdige lichaamstaal absoluut niet over. De boodschap zal hierdoor niet alleen niet, of minder goed onthouden worden, de vraag is of het überhaupt mogelijk is om de persoon die de presentatie geeft serieus te nemen?

Veel voorkomende onwenselijke lichaamstaal:

  • armen strak langs het lichaam;
  • armen gekruist voor de borst (gesloten houding);
  • gebrek aan oogcontact met de toehoorders;
  • hoge ademhaling, zenuwachtige stem;
  • monotoon stemgeluid en veel ‘uh’s’;
  • ongewenste ‘trekjes’ (bijv. vaak met ogen knipperen, snuiven, trommelen etc.).

In algemene zin is het zaak te zorgen voor een ontspannen en open houding. Maak veelvuldig oogcontact met je toehoorders. Als je nerveus bent, kijk dan precies over de hoofden van de aanwezigen heen. Voor de toehoorders lijkt het dan of je ze aankijkt, maar jij vermijdt de ogen. Voorkom dat je voortdurend een en dezelfde persoon aankijkt.

Zorg voor variatie in je stem. En ga niet je stem verheffen als de zaal rumoerig is maar ga juist zachtjes praten. Je zult zien dat men moeite gaat doen om je te verstaan.

Taalgebruik

Het gebruik van taal is een zeer belangrijk communicatiemiddel. Als de taal te wollig is of te ouderwets of moeilijk te verstaan door een zwaar accent of dialect dan brengt dit ongewenste ruis op de zender. Actief taalgebruik heeft de voorkeur boven de lijdende vorm. Zeg bijvoorbeeld ‘de collega was bang voor een burn-out’ in plaats van ‘de collega was bang om een burn-out te gaan krijgen’.

Gebruik verder gangbare woorden die de meeste mensen begrijpen. Vermijd zoveel mogelijk ‘moeilijke woorden’. Toehoorders die je om wat voor reden ook, niet begrijpen, voelen zich (ten onrechte) dom en zijn niet zelfverzekerd. Een zeer onwenselijke gemoedstoestand voor iemand die een boodschap moet ontvangen.

Visuele hulpmiddelen

Verkeerd gebruik van PowerPoint is een grote ergernis. Er is geen mens geïnteresseerd in een saaie puntsgewijze voorleessessie.

Uiteraard kun je PowerPoint ook goed gebruiken. Bijvoorbeeld als ondersteunend hulpmiddel door punten in de PowerPoint te zetten waarop je een mondelinge toelichting geeft. Dit kan helpen om de cursisten nieuwsgierig te maken naar wat nog komen gaat zonder dat je alles al hebt verklapt.

In lang niet alle gevallen is PowerPoint zaligmakend. Neem nou het gebruik van de ‘ouderwetse’ Flipover. Hierop kun je ook een opsomming schrijven maar dan op een meer interactieve wijze. Het houdt mensen meer bij de les in plaats van dat ze alles op een ‘presenteerblaadje’ krijgen aangeboden.

Interactie en doceren

Presenteren en doceren liggen dicht bij elkaar. In beide gevallen zal interactie helpen de boodschap goed over te brengen. Maak veelvuldig oogcontact, stel (controle)vragen, laat ze ideeën aanreiken enzovoort. Ook het (goed) gebruik van de Flipover of Whiteboard kan een waardevol aandeel leveren als het gaat om betrokkenheid.

Je kunt ervoor kiezen zelf allerlei punten op te schrijven. Beter is het om door middel van de juiste vraagstelling ervoor te zorgen dat de deelnemers de te behandelen punten ‘zelf bedenken’. Je geeft het onderwerp aan waar je het in de presentatie over wilt hebben en vervolgens vraag je de toehoorders mee te denken over wat er over dit onderwerp te vertellen valt en welke aspecten aandacht moeten krijgen. Natuurlijk heb je zelf de punten al in je hoofd en kun je een beetje sturend vragen. Zodra een deelnemer het ‘punt’ geraden heeft, vraag je hem/haar dit zelf op de Flipover te schrijven. Mede door zijn/haar eigen handschrift te zien op de Flipover en het idee dat dit zelf bedacht is, is het te behandelen punt interessanter geworden.

Kahoot en onlinequizcreator

Als we het hebben over interactie, visuele hulpmiddelen en moderne technieken, dan zou je kunnen overwegen om gebruik te maken van een online quizcreator zoals Kahoot of www.onlinequizcreator.com. Op beide platforms kun je een interactief spel of quiz maken. Je kunt ervoor kiezen dat de spelers punten kunnen winnen, of met elkaar kunnen spelen en een ieder kan dit vanaf zijn eigen telefoon, tablet of computer doen. Het is ook nog gratis. Natuurlijk moet de deelnemer dan wel over een smartphone, tablet of computer beschikken.

Het maakt de presentatie en de boodschap die je wilt overbrengen een stuk levendiger.

Ik heb aan de hand van deze blog een voorbeeldje van gemaakt. Volg deze link: Quiz – Stijl C en doe de quiz. Dan kun je meteen zien of je van dit artikel wat opgestoken hebt en dit vergelijken met je collega’s.

Overigens ben ik bijzonder nieuwsgierig naar jouw gemaakte creaties. Dus als jij naar aanleiding van deze blog jouw online quiz met mij wil delen, stuur je link dan naar welkom@stijlc.nl .

Deze blog delen: